Grandstream UCM6204 : การตั้งค่าใช้งาน IVR ระบบตอบรับอัติโนมัติ

ระบบตอบรับอัตโนมัติ(IVR)ถือว่าจำเป็นมากในการทำธุรกิจสมัยนี้ เพราะเป็นสิ่งจำเป็นที่จะทำให้ลูกค้าประทับใจในการใช้บริการ โดยตัวตู้สาขา Grandstream รุ่น UCM6204 จะมาพร้อมระบบ IVR ในตัวใช้งานง่าย วันนี้ทางเราบริษัทไอเเซคเอ็นจิเนี่ยริ่งจะมาสาธิตการใช้งานเบื้องต้นกันครับ

วิธีการตั้งค่า

1.เข้า IP ที่ตู้สาขา UCM6204 โดยเราจะต่อสายนอกที่เป็น Analog เข้าที่ Port 1 เเละเบอร์ภายในที่ตั้งไว้จะมีเบอร์100 ฝ่าย Sales เบอร์101 ฝ่าย Support เบอร์102 ฝ่าย Operator

2.จากนั้นให้ไปที่ PBX > Call Features > IVR > Create New IVR ต้องทำการสร้างรูปแบบขึ้นมาก่อนโดยเบื้องต้นไม่ต้องปรับอะไรมาก

Name ตั้งชื่อรูปแบบ IVR

Extension ค่าเริ่มต้นจะเป็น 7000 (สามารถปรับเปลี่ยนได้)

Dial Other Extensions รูปแบบว่าจะให้เป็นรูปแบบใดซึ่งมีให้เลือกใช้มากมาย

Welcome Prompt กำหนดเสียงของ IVR ตอนมีคนโทรเข้ามาถ้าต้องการเปลี่ยนให้กด Promot

3.เมื่อกดเข้ามาเเล้วจะมีให้เลือกว่าต้องการอัดเสียงใหม่หรือจะอัพโหลดจากข้างนอกเครื่องเข้ามาก็ได้ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นเราจะให้อัดใหม่ให้ดูกันเลยโดยกด Record New Custom Prompt

4.โดยทางตู้สาขา UCM6204 จะให้กำหนด File Name ชื่อไฟล์

Format รูปแบบไฟล์ที่บันทึกออกมา

Extension เลือกโทรศัพท์ที่จะใช้ในการบันทึกเสียง (ตัวอย่างใช้เบอร์100 ฝ่าย Sales ในการอัดเสียง)

5.หลังจากยกหูฟังเเละหมดเสียงสัญญาณจะเป็นการเริ่มอัดเสียงตอบรับทันที

6.ก็จะได้ไฟล์ที่เราอัดออกมา

7.จากนั้นเราก็สามารถเลือกเปลี่ยนเสียงตอบรับอัตโนมัติได้เลยที่หัวข้อ Welcome Prompt

8.จากนั้นต้องมากำหนด Key ภายในให้มาที่ Key Pressing Events โดยในส่วนนี้สามารถกำหนดรูปแบบที่จะใช้ได้เลย ทางเราจะทำให้ง่ายต่อการเข้าใจหลังจากหมดเสียงตอบรับอัตโนมัติให้กด เบอร์ 0 = 102 ฝ่าย Operator เบอร์ 1 = 100 ฝ่าย Sales เบอร์ 2 = 101 ฝ่าย Support ปรับเรียบร้อยแล้วอย่าลืมกด Save

9.จากนั้นต้องไปปรับเมื่อมีสายนอกโทรเข้ามาที่ PBX > Basic/Call Routes > Inbound Routes เมื่อเลือกรูปแบบที่ต้องการแล้วให้มาที่ Default Destination ถ้าค่าปกติ มีสายนอกโทรเข้ามาจะติดเป็นเบอร์ภายใน ต้องปรับเป็น IVR เเล้วเลือกรูปแบบที่เราสร้างไว้ข้างต้น